Hyvä työvuorolista syntyy järjestyksessä: ensin tarve, sitten tekijät ja säännöt, lopuksi vuorot. Tässä työvuorosuunnitelman vaiheet, lain ja TES:n vaatimukset ja pohja, jonka voit ottaa malliksi.
Työvuorolistan suunnittelu kuudessa vaiheessa
Työvuorolista, työvuorosuunnitelma ja työvuoroluettelo tarkoittavat käytännössä samaa: suunnitelmaa siitä, kuka on töissä milloinkin. Työaikalaki käyttää sanaa työvuoroluettelo. Kun lista tehdään alla olevassa järjestyksessä, lepoajat ja tunnit eivät jää tarkistettaviksi vasta lopussa.
Selvitä, montako tekijää tarvitaan
Aloita tarpeesta, älä ihmisistä. Käy läpi aukioloajat, varaukset, tapahtumat ja viime vuoden myynti samalta viikonpäivältä. Päätä sitten, montako tekijää ja mitä osaamista kuhunkin tuntiin tarvitaan: esimerkiksi lounaalle kaksi kokkia ja kolme tarjoilijaa, illaksi yksi lisää baariin.
Kokoa tekijät ja heidän rajansa
Listaa jokaisen sopimuksen viikkotunnit, osaamiset, vahvistetut lomat, poissaolot ja vapaatoiveet. Osa-aikaisten sovitut tunnit ja opiskelijoiden rajoitukset kannattaa kirjata näkyviin ennen kuin yhtään vuoroa sijoitetaan.
Valitse jakso ja vuoromallit
Päätä, laaditaanko lista viikoksi vai koko tasoittumisjaksoksi. Jaksotyössä työvuoroluettelo laaditaan mahdollisuuksien mukaan koko tasoittumisjaksolle, ja MaRa-TES:n jaksotyössä jakso on tavallisesti kolme viikkoa. Kun määrität toistuvat vuorot valmiiksi, esimerkiksi aamun 7–15 ja illan 15–23, listan täyttäminen nopeutuu.
Sijoita vuorot ja tarkista lepoajat
Täytä ensin kiireisimmät päivät ja vuorot, joihin tarvitaan harvinaista osaamista. Tarkista samalla vuorokausilepo vuorojen välissä, viikkolepo, tauot ja peräkkäisten yövuorojen määrä. Ilta- ja aamuvuoron peräkkäisyys on tavallisin kohta, jossa lepo jää liian lyhyeksi.
Laske tunnit ja kustannus
Vertaa jokaisen suunniteltuja tunteja sovittuun työaikaan ja jakson tuntimäärään. Jos tunnit ylittyvät, kyse voi olla lisä- tai ylityöstä, joka maksaa enemmän ja vaatii ylityön kohdalla työntekijän suostumuksen. Laske myös ilta-, yö- ja sunnuntaityön lisät sekä aattojen ja vapaapäivien korotukset, jotta listan hinta ei yllätä palkanmaksussa.
Julkaise ajoissa ja hallitse muutokset
Anna valmis työvuoroluettelo työntekijöille tiedoksi viimeistään viikkoa ennen jakson alkua. Työaikalain mukaan julkaistua listaa saa muuttaa työntekijän suostumuksella tai työn järjestelyihin liittyvästä painavasta syystä. MaRa-TES on tiukempi: muutokseen tarvitaan aina työntekijän suostumus. Kirjaa sovitut muutokset näkyviin.
Mitä työaikalaki ja TES vaativat
Nämä säännöt koskevat jokaista työvuorolistaa. Luvut ovat työaikalaista ja matkailu-, ravintola- ja vapaa-ajanpalvelualan työehtosopimuksesta (MaRa-TES). Toisen alan työehtosopimus voi määrätä toisin, joten tarkista oma sopimuksesi.
Työvuoroluettelo laaditaan ja annetaan ajoissa
Listasta on käytävä ilmi vuorojen alkamis- ja päättymisajat sekä lepoajat, ja se annetaan tiedoksi viimeistään viikkoa ennen jakson alkua. Ks. työaikalaki.
Lähde: MaRa-TES 9 § · TAL 30 §
Vuorokausilepo 11 tuntia
Vuorojen väliin jätetään vähintään 11 tunnin lepo. MaRa-TES:ssä levon voi sopia lyhyemmäksi, mutta enintään 8 tuntiin asti, ja vähintään 10 tunnin vuorojen väliin jää aina 11 tuntia.
Lähde: MaRa-TES 7.4 § · TAL 25 §
Viikkolepo ja vapaapäivät
Kerran viikossa annetaan vähintään 35 tunnin yhtäjaksoinen vapaa, mieluiten sunnuntain yhteydessä. MaRa-TES:n jaksotyössä kolmen viikon jaksoon kuuluu lisäksi vähintään kuusi vapaapäivää, joista ainakin kaksi peräkkäin.
Lähde: MaRa-TES 8 § · TAL 27 §
Vuoron pituus ja tauot
MaRa-TES:ssä vuoro on pääsääntöisesti vähintään 4 tuntia, ja säännöllinen työaika on enintään 10 tuntia vuorokaudessa. Yli 6 tunnin vuoroon kuuluu vähintään 30 minuutin ruokatauko, ja yli 4 tunnin vuoroon palkallinen kahvitauko tai virvokkeet työn lomassa.
Lähde: MaRa-TES 7.3–7.5 §
Työaika jakson yli
MaRa-TES:n jaksotyössä säännöllinen työaika on 112,5 tuntia kolmessa viikossa eli keskimäärin 37,5 tuntia viikossa. Sen ylittävät tunnit ovat lisä- tai ylityötä, ja ylityöhön tarvitaan työntekijän suostumus.
Lähde: MaRa-TES 7.1 § ja 18 § · TAL 17 §
Viikonloput ja yövuorot
MaRa-TES:n jaksotyössä vähintään joka viides viikonloppu annetaan vapaaksi. Peräkkäisiä yövuoroja saa olla enintään viisi, ja työntekijän suostumuksella enintään seitsemän.
Lähde: MaRa-TES 8.2 §
Työvuorolistan pohja
Työvuorolistan pohja voi olla taulukko, jossa rivit ovat tekijöitä ja sarakkeet jakson päiviä. Tärkeintä on, että samasta näkymästä näkee vuorot, tunnit ja vapaat. Alla on pohjan rakenne, jonka voit ottaa malliksi omaan taulukkoosi.
- Otsikkotiedot: toimipaikka, jakso (esimerkiksi 16.11.–6.12.), julkaisupäivä ja listan laatija.
- Rivi jokaiselle tekijälle: nimi, rooli tai osaaminen ja sopimuksen viikkotunnit.
- Sarake jokaiselle päivälle: vuoron alku ja loppu (esimerkiksi 7–15) sekä tauon pituus.
- Merkinnät muille päiville: vapaapäivä, vuosiloma ja muut poissaolot omilla kirjaimillaan.
- Yhteenveto rivin lopussa: jakson suunnitellut tunnit ja niiden ero sovittuun työaikaan.
- Päivän alareunassa tarve ja suunniteltu miehitys, esimerkiksi keittiö 2/2 ja sali 3/3.
- Muutosloki: mitä muutettiin julkaisun jälkeen, milloin ja kenen suostumuksella.
Taulukkopohja riittää pienelle porukalle. Kun tekijöitä tai toimipaikkoja on enemmän, käsin tarkistettavaa kertyy nopeasti: jokaisen lepoajat, jakson tunnit ja lisät on laskettava uudelleen aina, kun yksikin vuoro muuttuu.
Tämä opas selittää asiat yleistasolla eikä ole oikeudellinen ohje. Luvut koskevat työaikalakia ja MaRa-TES:ää. Oman alan työehtosopimus ja paikalliset sopimukset voivat määrätä toisin.
Uutiskirje
Seuraava opas suoraan sähköpostiin.
Kerromme, kun MaRa-TES muuttuu tai Sutjaan tulee jotain, mikä helpottaa arkea.
Melkein valmista!
Vahvista tilaus sähköpostiisi tulleesta linkistä.
