Ett bra arbetsschema byggs i ordning: först behovet, sedan personerna och reglerna, och sist skiften. Här är stegen, vad lagen och kollektivavtalet kräver och en mall som du kan använda.
Planera ett arbetsschema i sex steg
Arbetsschema, skiftlista och arbetsskiftsförteckning betyder i praktiken samma sak: en plan för vem som arbetar när. Arbetstidslagen använder ordet arbetsskiftsförteckning. När du gör schemat i ordningen nedan behöver vilotider och timmar inte kontrolleras först i slutet.
Ta reda på hur många som behövs
Börja med behovet, inte med personerna. Gå igenom öppettider, bokningar, evenemang och fjolårets försäljning för samma veckodag. Bestäm sedan hur många personer och vilken kompetens varje timme kräver: till exempel två kockar och tre i salen till lunch, och en till i baren på kvällen.
Samla personerna och deras gränser
Lista allas avtalade veckotimmar, kompetenser, bekräftade semestrar, frånvaro och önskemål om lediga dagar. Deltidsanställdas avtalade timmar och studerandes begränsningar är bra att skriva upp innan ett enda skift placeras.
Välj period och skiftmodeller
Bestäm om schemat görs för en vecka eller för en hel utjämningsperiod. I periodarbete görs arbetsschemat om möjligt för hela utjämningsperioden, och i periodarbete enligt MaRa-avtalet är perioden vanligen tre veckor. När du definierar återkommande skift på förhand, till exempel morgon 7–15 och kväll 15–23, går det snabbare att fylla schemat.
Placera skiften och kontrollera vilotiderna
Fyll först de mest hektiska dagarna och de skift som kräver ovanlig kompetens. Kontrollera samtidigt dygnsvilan mellan skiften, veckovilan, rasterna och antalet nattskift i följd. Ett kvällsskift följt av ett morgonskift är det vanligaste stället där vilan blir för kort.
Räkna timmarna och kostnaden
Jämför varje persons planerade timmar med den avtalade arbetstiden och periodens timmar. Om timmarna överskrids kan det vara mertid eller övertid, som kostar mer, och övertid kräver den anställdas samtycke. Räkna också med kvälls-, natt- och söndagstilläggen samt förhöjningarna för aftnar och lediga dagar så att schemats pris inte överraskar i lönebetalningen.
Publicera i tid och hantera ändringar
Ge det färdiga arbetsschemat till de anställda senast en vecka innan perioden börjar. Enligt arbetstidslagen får ett publicerat schema ändras med den anställdas samtycke eller av vägande skäl som gäller arbetsarrangemangen. MaRa-avtalet är strängare: en ändring kräver alltid den anställdas samtycke. För upp avtalade ändringar.
Vad arbetstidslagen och kollektivavtalet kräver
De här reglerna gäller varje arbetsschema. Siffrorna kommer från arbetstidslagen och kollektivavtalet för turism-, restaurang- och fritidsbranschen (MaRa-avtalet). Ett annat avtal kan ha andra bestämmelser, så kontrollera ditt eget.
Schemat görs upp och ges i tid
Av schemat ska skiftens början och slut samt vilotiderna framgå, och det ges senast en vecka innan perioden börjar. Se arbetstidslagen.
Källa: MaRa-TES 9 § · ATL 30 §
Dygnsvila på 11 timmar
Lämna minst 11 timmars vila mellan skiften. I MaRa-avtalet kan vilan avtalas kortare, men inte under 8 timmar, och mellan skift på minst 10 timmar blir det alltid 11 timmar.
Källa: MaRa-TES 7.4 § · ATL 25 §
Veckovila och lediga dagar
En gång i veckan ges en oavbruten ledighet på minst 35 timmar, helst i samband med söndagen. I periodarbete enligt MaRa-avtalet ingår dessutom minst sex lediga dagar i en treveckorsperiod, varav minst två i följd.
Källa: MaRa-TES 8 § · ATL 27 §
Skiftlängd och raster
I MaRa-avtalet är ett skift som regel minst 4 timmar, och den ordinarie arbetstiden högst 10 timmar per dygn. Ett skift på över 6 timmar har en måltidsrast på minst 30 minuter, och ett skift på över 4 timmar en betald kafferast eller förfriskningar under arbetet.
Källa: MaRa-TES 7.3–7.5 §
Arbetstid över perioden
I periodarbete enligt MaRa-avtalet är den ordinarie arbetstiden 112,5 timmar på tre veckor, alltså i genomsnitt 37,5 timmar per vecka. Timmar utöver det är mertid eller övertid, och övertid kräver den anställdas samtycke.
Källa: MaRa-TES 7.1 § och 18 § · ATL 17 §
Veckoslut och nattskift
I periodarbete enligt MaRa-avtalet ges minst vart femte veckoslut ledigt. Det får vara högst fem nattskift i följd, och med den anställdas samtycke högst sju.
Källa: MaRa-TES 8.2 §
En mall för arbetsschemat
En mall för arbetsschemat kan vara en tabell där raderna är personer och kolumnerna periodens dagar. Det viktiga är att skift, timmar och lediga dagar syns i samma vy. Nedan finns en struktur som du kan använda i ditt eget kalkylark.
- Rubrikuppgifter: arbetsplats, period (till exempel 16.11–6.12), publiceringsdatum och vem som gjort schemat.
- En rad för varje person: namn, roll eller kompetens och avtalade veckotimmar.
- En kolumn för varje dag: skiftets början och slut (till exempel 7–15) och rastens längd.
- Beteckningar för andra dagar: ledig dag, semester och annan frånvaro med egna bokstäver.
- En sammanfattning i slutet av raden: periodens planerade timmar och skillnaden mot den avtalade arbetstiden.
- Längst ner för varje dag: behov och planerad bemanning, till exempel kök 2/2 och sal 3/3.
- En ändringslogg: vad som ändrades efter publiceringen, när och med vems samtycke.
Ett kalkylark räcker för en liten grupp. När det finns fler personer eller arbetsplatser växer den manuella kontrollen snabbt: allas vilotider, periodtimmar och tillägg måste räknas om varje gång ett enda skift ändras.
Den här guiden förklarar saker på en allmän nivå och är ingen juridisk rådgivning. Siffrorna gäller arbetstidslagen och MaRa-avtalet. Din egen branschs kollektivavtal och lokala avtal kan ha andra bestämmelser.
Nyhetsbrev
Få nästa guide direkt i inkorgen.
Vi berättar när MaRa-avtalet ändras eller när Sutja får något som gör vardagen lättare.
Nästan klart!
Bekräfta prenumerationen via länken i din e-post.
