Tiimi, toimipaikka vai tunniste?
Kolme tapaa jäsentää työntekijät ja vuorot. Ne eivät ole toistensa vaihtoehtoja, vaan vastaavat eri kysymyksiin. Väärä valinta ei riko mitään, mutta oikea säästää työtä joka viikko.
Kolme ulottuvuutta, kolme eri kysymystä
Yksi työtila vastaa yhtä työnantajaa. Sen sisällä on kolme tapaa jäsentää porukkaa: tiimi vastaa kysymykseen kuka suunnittelee ja näkee, toimipaikka kysymykseen missä työ tehdään, ja tunniste kysymykseen mitä muuta ihmisestä on hyvä tietää.
Tiimi rajaa näkyvyyden ja suunnittelun
Vuorot, suunnittelujaksot, poissaolot, toiveet ja tasoittumisjaksot kuuluvat tiimille. Työnjohtaja näkee oletuksena vain niiden tiimien tiedot joihin hänet on liitetty, ylläpitäjä koko työtilan. Automaattinen vuorolista laaditaan yhdelle suunnittelujaksolle kerrallaan, ja tiimillisessä työtilassa jakso on aina yhden tiimin jakso.
Toimipaikka kertoo missä vuoro tehdään
Toimipaikka on työnantajan oma piste: ravintola, ryhmäkoti tai yksikkö. Se on tiimin sisäinen ulottuvuus, joten sama tiimi voi kiertää usean toimipaikan välillä saman viikon aikana.
Tunniste on vapaa merkintä ihmisen taakse
Tunniste on valintalista, jonka arvot määrität itse: esimerkiksi kausityöntekijä, perehdytys kesken tai autollinen. Tunniste ei ohjaa suunnittelua eikä palkkaa. Se on suodatin, jolla löydät oikeat ihmiset listalta.
Osaaminen on eri asia kuin tunniste
Osaamisilla on seurauksia: lakisääteinen osaaminen voi estää vuoron, osaaminen voi vanhentua ja vuorolle voi vaatia tietyn tason. Jos merkinnän pitää vaikuttaa suunnitteluun, se kuuluu osaamisiin. Jos ei, tunniste riittää.
Kaikki kolme ovat vapaaehtoisia. Yhden yksikön työtila toimii täysin ilman tiimejä ja toimipaikkoja, ja molemmat voi ottaa käyttöön myöhemmin. Ennen ensimmäistä tiimiä tehdyt vuorot säilyvät ennallaan ja näkyvät jokaisessa tiimissä, mutta vanhat suunnittelu- ja tasoittumisjaksot jäävät tiimittömiksi: aloita tiimien kanssa uudesta jaksosta.
Näin valitset oikean
Kysy mitä merkinnän pitää tehdä. Jos sen pitää rajata näkyvyyttä tai suunnittelua, kyse on tiimistä. Jos sen pitää kertoa paikka, kyse on toimipaikasta. Jos se auttaa vain löytämään ihmiset listalta, tunniste riittää.
Työnjohtaja saa nähdä vain oman porukkansa
Tiimi. Näkyvyys ja suunnitteluoikeus seuraavat tiimijäsenyyttä, ja tiimivalitsin vaihtaa koko näkymän kerralla.
Sama porukka kiertää kahdessa pisteessä
Toimipaikka. Yksi tiimi ja kaksi toimipaikkaa: vuorolistan voi ryhmitellä toimipaikoittain ja mobiilissa näkee yhdellä silmäyksellä kuka on tänään missä.
Palkka-aineisto pitää jakaa kustannuspaikoille
Toimipaikka ja sen kustannuspaikkakoodi. Koodi kulkee vuorolta palkkariville asti, ja kun rivijako kytketään palkka-asetuksista päälle, palkkavienti tuottaa rivit kustannuspaikoittain.
Haluan suodattaa listalta kausityöntekijät
Tunniste. Monivalintatunniste toimii suodattimena sekä työntekijälistalla että vuorosuunnittelussa, eikä se muuta laskentaa mitenkään.
Hygieniapassin voimassaolo pitää tarkistaa
Osaaminen, ei tunniste. Osaamisella on voimassaolo ja se voi olla vuoron edellytys. Lue lisää työaikalain sanastosta.
Näin ne näkyvät Sutjassa
Vuorolistan voi ryhmitellä toimipaikoittain, jolloin sama tiimi näkyy omina osioinaan per piste. Mobiilissa toimipaikkasuodatin kertoo kuka on missä, ja analytiikka vertaa toimipaikkoja keskenään. Toteutuneet luvut tulevat suunnitellun rinnalle päättyneiltä jaksoilta, kun tuntikirjaukset ovat käytössä.
Käyttöönoton järjestys
Rakenna kevyesti ja lisää vasta kun tarve on todellinen. Jokainen kohta on erikseen käyttöönotettava.
Aloita ilman tiimejä, jos yksiköitä on yksi. Tiimit voi lisätä myöhemmin.
Perusta tiimi silloin, kun työnjohtaja ei saa nähdä muiden tiimien vuoroja.
Perusta toimipaikka jokaisesta fyysisestä pisteestä, jossa vuoroja tehdään.
Anna toimipaikalle kustannuspaikkakoodi ja kytke rivijako palkka-asetuksista päälle, jos vienti tehdään kustannuspaikoittain.
Merkitse työntekijälle kotitoimipaikka, niin automatiikka suosii vuoroja hänen omassa toimipaikassaan.
Käytä tunnisteita vain tietoon, jolla ei tarvitse olla seurauksia suunnittelussa.
Valmiina aloittamaan?
Vuorot sutjahtavat paikalleen. Sinä keskityt ihmisiin.
Kokeile Sutjaa 14 päivää ilmaiseksi. Ei luottokorttia, ei sitoutumista.