01Yleistä
Tässä selosteessa kerrotaan, miten plops Oy käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjänä. Seloste koskee verkkosivustomme kävijöitä, yhteydenottajia sekä palvelumme tilaaja-asiakkaiden yhteyshenkilöitä.
Kun asiakkaamme käsittelee työntekijöidensä tietoja palvelussa (työvuorot, poissaolot ja muu HR), asiakas on rekisterinpitäjä ja Sutja toimii henkilötietojen käsittelijänä. Tätä käsittelyä koskee erillinen tietojenkäsittelysopimus, josta kerrotaan GDPR-sivulla.
02Rekisterinpitäjä
- Yritys
- plops Oy
- Y-tunnus
- 3596026-3
- Postiosoite
- Linnanpellonkatu 52, 70300 Kuopio
- Tietosuoja
- tietosuoja@sutja.fi
Rekisterinpitäjä on plops Oy (Y-tunnus 3596026-3). Postiosoite: Linnanpellonkatu 52, 70300 Kuopio.
Emme ole nimittäneet erillistä tietosuojavastaavaa, mutta tietosuoja-asioissa voit olla yhteydessä osoitteeseen tietosuoja@sutja.fi.
03Rekisterinpitäjä vai käsittelijä
Sutja on rekisterinpitäjä niiden tietojen osalta, joita se itse hallitsee: verkkosivuston kävijät, yhteydenotot sekä asiakkaiden yhteyshenkilöt.
Niiden tietojen osalta, joita asiakas syöttää palveluun omista työntekijöistään, asiakas on rekisterinpitäjä ja Sutja käsittelee tietoja asiakkaan lukuun. Tämä seloste ei kata tällaista käsittelyä, vaan sitä koskee asiakkaan kanssa tehtävä tietojenkäsittelysopimus.
04Mihin tietoja käytetään
Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
- Palvelun tarjoaminen, käyttäjätilien hallinta ja kirjautuminen
- Asiakassuhteen hoito, tuki ja viestintä
- Laskutus ja kirjanpidon lakisääteiset velvoitteet
- Palvelun kehittäminen, tietoturva ja väärinkäytösten estäminen
- Markkinointi ja yhteydenpito liiketoiminnan yhteyshenkilöihin
- Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen
05Mitä tietoja käsittelemme
Käsittelemme pääasiassa seuraavia tietoja:
- Yhteystiedot: nimi, työsähköposti, puhelinnumero, organisaatio ja rooli
- Tilitiedot: käyttäjätunniste ja tilin asetukset
- Sopimus- ja laskutustiedot
- Yhteydenotot ja asiakaspalveluviestintä
- Tekniset tiedot: lokitiedot, IP-osoite ja istuntotiedot palvelun toiminnan ja tietoturvan varmistamiseksi
Sovelluksen palautteisiin ja tukipyyntöihin tallennamme tyypin, otsikon, kuvauksen, lähettäjän, työtilan, roolin, näkymän polun, selaintunnisteen, sovellusversion ja tilahistorian. Otsikko ja kuvaus salataan. Pyynnön näkevät sen lähettäjä ja Sutjan henkilökunta; työtilan pääkäyttäjä ei näe muiden pyyntöjä. Tuki vastaa sähköpostilla. Omat pyynnöt sisältyvät vain lähettäjän itse pyytämään tietopakettiin. Teknisiin lisätietoihin voivat kuulua myös edellisen näkymän polku ilman kyselyparametreja, selaimen kieli ja aikavyöhyke, näkymän koko sekä tietojen keräyshetki ja virheen ajankohta.
06Mistä tiedot kerätään
Saamme tiedot pääosin rekisteröidyltä itseltään tai hänen työnantajaltaan, kun palvelua otetaan käyttöön tai sitä käytetään. Osa tiedoista syntyy palvelun käytön yhteydessä. Yritystietoja voidaan täydentää julkisista rekistereistä, kuten kaupparekisteristä.
07Käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin perusteisiin:
- Sopimus: palvelun tuottaminen tilaajalle ja käyttäjille
- Oikeutettu etu: asiakassuhteen hoito, palvelun kehittäminen ja tietoturva
- Suostumus: sähköinen suoramarkkinointi
- Lakisääteinen velvoite: esimerkiksi kirjanpitolainsäädäntö
Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, olemme arvioineet kustakin edellä mainitusta käyttötarkoituksesta erikseen, ettei käsittely syrjäydy rekisteröidyn etujen, oikeuksien tai vapauksien tieltä. Arviot on dokumentoitu ja ne katselmoidaan vuosittain.
Sinulla on oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Ilmoita siitä osoitteeseen tietosuoja@sutja.fi, niin keskeytämme käsittelyn, ellei sen jatkamiselle ole huomattavan tärkeää ja perusteltua syytä.
Osa tiedoista on tarpeen sopimuksen tekemiseksi tai palvelun käyttämiseksi; ilman niitä emme voi tarjota palvelua.
08Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät
Emme myy henkilötietoja. Tietoja käsittelevät puolestamme huolellisesti valitut käsittelijät, jotka tuottavat esimerkiksi konesali-, sähköposti- ja kirjanpitopalveluita. Toimittajien käyttötarkoitukset ja käsittelyalueet kuvataan tässä selosteessa.
Sutjan oman toiminnan palveluntarjoajat on lueteltu seuraavassa osiossa. Asiakkaan työtilan tietoja käsittelevät alikäsittelijät on lueteltu erikseen GDPR-sivulla, ja niitä koskee asiakkaan kanssa tehty tietojenkäsittelysopimus.
Tilausten laskutus hoidetaan Procountorissa (Accountor Finago Oy). Kun laskutamme asiakkaan tilausta, siirrämme sinne laskutustiedot: yrityksen nimen, Y-tunnuksen, laskutusosoitteen, laskutusyhteyshenkilön sähköpostiosoitteen sekä laskun tiedot. Procountor myös muodostaa ja toimittaa laskun sekä toimii kirjanpitojärjestelmänämme, jolloin laskutietoja säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan.
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jos laki sitä edellyttää.
Asiakas voi myöntää ulkopuoliselle palkanlaskijalle rajatun pääsyn työtilaansa ilman työsuhdetta. Palkanlaskija näkee palkka-aineiston palkkalajeittain, hyväksytyt korvaukset kuluriveineen, palkanlaskennan raportit (tunnit ja liukumat, korttiostot, poissaolot, lomasaldot, työehtosopimuksen poikkeamat sekä viikonloppu- ja pyhätyö) sekä työntekijän perustamiseen tarvittavat henkilö- ja työsuhdetiedot, kuten henkilötunnuksen, tilinumeron, osoitteen ja palkkatiedot. Hän voi korjata henkilönumeroita, kustannuspaikkakoodeja ja palkanlaskennan asetuksia sekä käynnistää palkkaviennin. Saldot hän näkee täsmäytystä varten muttei muuta niitä: saldotapahtuman kirjaaminen on työnantajan tehtävä. Hän ei hyväksy tuntikirjauksia tai korvauksia. Asiakas vastaa pääsyn myöntämisestä ja omasta palkanlaskijastaan; tämä ei ole Sutjan valitsema alikäsittelijä. Henkilötietonäkymän avaaminen kirjataan käyttölokiin ilman henkilötunnusta, tilinumeroa tai muita näytettyjä arvoja. Pääsyn voi perua työtilan asetuksista.
Kun Slack-ilmoitukset ovat käytössä, sovelluksen palautteen tai tukipyynnön otsikko, kuvaus ja tekniset tiedot välitetään Sutjan henkilökunnan Slack-tukikanavalle. Slack Technologies Limited käsittelee näitä tietoja Sutjan oman asiakaspalvelun palveluntarjoajana. Erilliset yhteys- ja laskutustiedot näytetään vain Sutjan sisäisessä hallintanäkymässä.
09Sutjan oman toiminnan palveluntarjoajat
Alla olevat toimittajat käsittelevät tietoja, joiden rekisterinpitäjä on Sutja, kuten oman laskutuksemme tietoja. Tässä roolissa ne eivät kuulu asiakkaan tietojenkäsittelysopimuksen alikäsittelijöihin.
| Toimittaja | Tehtävä | Sijainti |
|---|---|---|
| UpCloud Ltd | Sutjan verkkosivuston, käyttäjätilien, yhteydenottojen ja asiakastietojen palvelin- ja tietokantapalvelut. | Suomi |
| BunnyWay d.o.o. (bunny.net) | Sutjan verkkosivuston nimipalvelu, sisällönjakelu ja liikenteen suojaus. | Slovenia |
| Lettermint B.V. | Sutjan asiakasviestien ja yhteydenottoihin liittyvien sähköpostien toimitus. | Alankomaat (EU) |
| AppSignal B.V. | Sutjan palvelun virhe- ja suorituskykytietojen käsittely vianmääritystä varten. | Alankomaat (EU) |
| Sendinblue SAS (Brevo) | Asiakkuudenhallinta: yritys, tilaus ja laskutusyhteyshenkilö sekä verkkosivulta saadut liidit. Sovelluksen käyttäjiä ei siirretä asiakkuudenhallintaan. | Ranska (EU) |
| Slack Technologies Limited | Asiakastuen sisäiset ilmoitukset: palautteen tai tukipyynnön tyyppi, otsikko, kuvaus ja tekniset tiedot. Sutja käsittelee näitä tietoja omassa asiakaspalvelurekisterissään. Lähettäjän nimeä, sähköpostiosoitetta, puhelinnumeroa tai laskutustietoja ei lisätä ilmoitukseen erillisinä kenttinä. Tukilomakkeen otsikko ja kuvaus välitetään Slackiin sellaisinaan, kun Slack-ilmoitukset ovat käytössä. Kirjoittajan tekstiä ei suodateta. | Irlanti; tietoja käsitellään myös Yhdysvalloissa |
| Accountor Finago Oy (Procountor) | Kirjanpito ja laskutus | Suomi |
10Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Sovelluksen tiedot säilytetään Suomessa. Asiakastuen Slack-ilmoitusten käsittely kuvataan alla erikseen.
Myöskään palvelun liikennettä ei käsitellä EU:n ulkopuolella: nimipalvelun, sisällönjakelun ja palomuurin toimittaa slovenialainen BunnyWay (bunny.net), ja liikenne palvellaan EU-solmuista tietojenkäsittelysopimukseen kirjatulla dokumentoidulla rajauksella.
Sutjan oman asiakastuen Slack-ilmoitukset ovat tästä erillinen käsittely: palautteen tai tukipyynnön otsikkoa, kuvausta ja teknisiä tietoja voidaan käsitellä myös Yhdysvalloissa. Slack kuvaa kansainvälisten siirtojen suojatoimet tietosuojatiedoissaan.
11Kuinka kauan tietoja säilytetään
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen:
- Tili- ja asiakastiedot: asiakassuhteen ajan ja enintään 90 päivää sen päättymisen jälkeen, minkä jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan
- Käyttäjätili, jolla ei ole yhtään voimassa olevaa työtilajäsenyyttä: anonymisoidaan automaattisesti, kun tili on ollut käyttämättömänä 90 päivää
- Kirjanpitoon liittyvät tiedot: kirjanpitolain edellyttämän ajan, pääsääntöisesti 6 vuotta
- Yhteydenotot: enintään 12 kuukautta
- Virhe- ja suorituskykytiedot, joita käsittelemme vianselvitykseen ja palvelun kehittämiseen: enintään 60 vuorokautta
- Suojakerroksen liikennelokit, joita käsittelemme tietoturvaan ja väärinkäytösten estämiseen: 3 vuorokautta
- Palvelun käyttöloki, joka sisältää IP-osoitteen ja selaintunnisteen: 24 kuukautta. Loki syntyy asiakkaan työtilassa ja sen rekisterinpitäjä on asiakas, mutta Sutja käyttää samaa lokia myös oman tietoturvansa valvontaan
- Varmuuskopiot: kierrätetään noin 30 vuorokauden jaksoissa
- Sovelluksessa lähetetyt palautteet ja tukipyynnöt: käsittelyn ajan ja 24 kuukautta sulkemisen jälkeen. Työtilan pysyvä poisto poistaa myös pyynnöt.
Kun työtila poistetaan, pääsy tietoihin päättyy heti ja tiedot tuhotaan pysyvästi 60 päivän kuluttua. Tuhoamisen viimeisenä vaiheena hävitämme työtilan salausavaimen, jolloin sen salatut tiedot muuttuvat pysyvästi lukukelvottomiksi. Poistoa edeltävissä varmuuskopioissa salaamattomat tiedot säilyvät niin kauan kuin kyseiset varmuuskopiot ovat kierrossa.
Asiakkaan työtilaansa tallentamiin työntekijätietoihin sovelletaan omia, porrastettuja säilytysaikoja. Niiden rekisterinpitäjä on asiakas, joten ne eivät kuulu tämän selosteen piiriin. Ne on koottu yhteen taulukkoon GDPR-sivulle.
Slack-tukikanavalle välitetyt ilmoitukset säilyvät Slackissa vuoden lähettämisestä. Free-paketissa yli 90 päivää vanhat viestit piilotetaan, mutta ne poistetaan vasta vuoden kuluttua. Sutjan tietokannan tai työtilan poistaminen ei poista Slack-viestejä; Slackin säilytysaika lasketaan erikseen lähettämisestä.
12Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus:
- Saada pääsy tietoihisi ja tarkastaa ne
- Oikaista virheelliset tiedot
- Pyytää tietojesi poistamista
- Rajoittaa tai vastustaa käsittelyä
- Saada tietosi siirrettävässä muodossa
- Peruuttaa antamasi suostumus
Oman käyttäjätilisi voit poistaa itse palvelun profiilisivulta. Muita oikeuksia voit käyttää ottamalla yhteyttä osoitteeseen tietosuoja@sutja.fi. Vastaamme pyyntöihin pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.
Jos pyyntösi koskee tietoja, jotka työnantajasi on tallentanut työtilaansa, rekisterinpitäjä on työnantajasi ja ohjaamme pyynnön hänelle. Poiston vaiheet ja säilytysajat on kuvattu GDPR-sivulla.
13Automaattinen päätöksenteko
Emme tee tässä selosteessa tarkoitettua henkilötietoja koskevaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia, jolla olisi sinua koskevia oikeudellisia tai vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia.
Palvelussa tehtävä automaattinen työvuorosuunnittelu koskee asiakkaan työntekijöiden tietoja, ja siinä asiakas toimii rekisterinpitäjänä. Tätä käsittelyä koskee tietojenkäsittelysopimus.
14Tietoturva
Suojaamme henkilötiedot asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Tiedot salataan siirrettäessä ja levossa, pääsy on rajattu roolipohjaisesti vähimmän oikeuden periaatteella, ja käyttöä seurataan lokitiedoilla. Sutjan sovelluksen tietokanta sijaitsee suomalaisissa konesaleissa, ja siitä otetaan säännölliset varmuuskopiot.
Arkaluontoisimmat tiedot, kuten poissaolojen syyt ja niiden liitteet, pankkitili, osoite ja työsopimusten sisältö, salataan lisäksi kenttä- ja tiedostokohtaisesti työtilan omalla salausavaimella jo ennen tallennusta. Pääavainta ei säilytetä tietokannassa, ja avaimet voidaan vaihtaa. Työnantajaorganisaation sisällä nämä tiedot näkyvät vain työntekijälle itselleen, hänen esihenkilöketjulleen ja ylläpitäjille. Kun työtilan avain hävitetään, sillä salatut kentät ja tiedostot eivät ole enää palautettavissa millään avaimella.
Jos henkilötietoihin kohdistuu tietoturvaloukkaus, ilmoitamme siitä lain edellyttämällä tavalla valvontaviranomaiselle ja tarvittaessa sinulle.
15Oikeus tehdä valitus
Jos katsot, ettei henkilötietojesi käsittely ole lainmukaista, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi).
17Muutokset tähän selosteeseen
Voimme päivittää tätä selostetta palvelun tai lainsäädännön muuttuessa. Julkaisemme ajantasaisen version tällä sivulla ja merkitsemme päivityspäivän sivun yläosaan.