Team, arbetsplats eller etikett?
Tre sätt att strukturera personal och skift. De är inte alternativ till varandra utan svarar på olika frågor. Fel val förstör ingenting, men rätt val sparar arbete varje vecka.
Tre dimensioner, tre olika frågor
En arbetsyta motsvarar en arbetsgivare. Inom den finns tre sätt att strukturera personalen: teamet svarar på vem som planerar och ser, arbetsplatsen på var arbetet görs och etiketten på vad mer som är bra att veta om en person.
Teamet avgränsar synlighet och planering
Skift, planeringsperioder, frånvaro, önskemål och utjämningsperioder hör till ett team. En arbetsledare ser bara de team hen har lagts till i, en administratör hela arbetsytan. Automatisk schemaläggning körs för en planeringsperiod i taget, och i en arbetsyta med team hör perioden alltid till ett team.
Arbetsplatsen berättar var skiftet görs
Arbetsplatsen är arbetsgivarens egen enhet: en restaurang, ett gruppboende eller en avdelning. Den är en dimension inom teamet, så samma team kan rotera mellan flera arbetsplatser under samma vecka.
Etiketten är en fri märkning på en person
En etikett är en vallista vars värden du själv bestämmer: säsongsanställd, introduktion pågår, har bil. Etiketten styr varken planering eller lön. Den är ett filter som hjälper dig hitta rätt personer i en lista.
Kompetens är inte samma sak som etikett
Kompetenser har konsekvenser: en lagstadgad kompetens kan blockera ett skift, en kompetens kan gå ut och ett skift kan kräva en viss nivå. Om märkningen ska påverka planeringen hör den till kompetenserna. Annars räcker en etikett.
Alla tre är frivilliga. En arbetsyta med en enda enhet fungerar utmärkt utan team och arbetsplatser, och båda kan tas i bruk senare. Skift som skapats före det första teamet förblir oförändrade och syns i varje team, men gamla planerings- och utjämningsperioder förblir teamlösa: börja med en ny period när ni inför team.
Så här väljer du rätt
Fråga vad märkningen ska göra. Ska den begränsa synlighet eller planering är det ett team. Ska den ange en plats är det en arbetsplats. Hjälper den bara att hitta personer i en lista räcker en etikett.
Arbetsledaren får bara se sin egen personal
Team. Synlighet och planeringsrätt följer teammedlemskapet, och teamväljaren byter hela vyn på en gång.
Samma personal roterar mellan två enheter
Arbetsplats. Ett team och två arbetsplatser: schemat kan grupperas per arbetsplats och i mobilen ser du direkt vem som är var i dag.
Löneunderlaget ska delas per kostnadsställe
Arbetsplats och dess kostnadsställekod. Koden följer med från skiftet ända till löneraden, och när raddelningen slås på i löneinställningarna producerar löneexporten rader per kostnadsställe.
Jag vill filtrera fram säsongsanställda
Etikett. En flervalsetikett fungerar som filter både i personallistan och i schemaläggningen, och ändrar ingen beräkning.
Hygienpassets giltighet måste följas upp
En kompetens, inte en etikett. Kompetenser har giltighetstid och kan vara ett villkor för ett skift. Se arbetstidsordlistan.
Så syns de i Sutja
Schemat kan grupperas per arbetsplats, så samma team visas som egna sektioner per enhet. I mobilen visar arbetsplatsfiltret vem som är var, och analysen jämför arbetsplatser med varandra. Utfallssiffrorna visas vid sidan av de planerade för perioder som har avslutats, när tidrapportering används.
Ordningen att komma i gång
Bygg lätt och lägg till först när behovet är verkligt. Varje punkt tas i bruk separat.
Börja utan team om ni har en enda enhet. Team kan läggas till senare.
Skapa ett team när en arbetsledare inte får se andra teams skift.
Skapa en arbetsplats för varje fysisk enhet där skift utförs.
Ge arbetsplatsen en kostnadsställekod och slå på raddelningen i löneinställningarna om ni exporterar per kostnadsställe.
Ange en hemarbetsplats för varje person så att planeringen gynnar skift på den egna enheten.
Använd etiketter bara för information som inte behöver få konsekvenser i planeringen.
Redo att börja?
Skiften sköts. Du fokuserar på människorna.
Testa Sutja gratis i 14 dagar. Inget kreditkort, ingen bindning.